Struktur hilft
Pflegeeinrichtungen stehen unter enormem Druck: Personalmangel, Fachkräftemangel, steigende Betriebskosten und ein enges regulatorisches Korsett bringen viele Träger an den Rand der Zahlungsunfähigkeit. Wenn die Insolvenz droht, reicht es längst nicht aus, nur finanzielle Stellschrauben zu drehen. Eine der häufigsten Ursachen für die Krise liegt tiefer: in einer fehlenden oder überlasteten Struktur.
Leider nicht immer, wie Berndt Meurer (bpa Präsident) in Report Mainz über die Sozialhilfeträger mehr als deutlich macht:
„Eine Bearbeitungszeit von sieben, acht, neun Monaten bedeutet im konkreten Fall, dass sieben, acht, neun Monate die Gelder fehlen, um das Personal zu bezahlen – und dass ich das als Einrichtungsträger vorfinanzieren muss. Das heißt: Wir sind darauf angewiesen, dass wir zeitnah die Leistung vom Sozialamt bekommen, weil wir es weitergeben müssen – wir müssen am Monatsende unsere Mitarbeiter bezahlen.“
Struktur schaffen ist daher nicht nur ein Verwaltungsakt, es ist die Grundvoraussetzung dafür, dass eine Pflegeeinrichtung wieder arbeitsfähig, effizient und zukunftssicher wird, vorausgesetzt, alle Akteure spielen mit!
1. Warum gerade in der Pflege Struktur überlebenswichtig ist
In Pflegeeinrichtungen hängt alles miteinander zusammen: Dienstpläne, Pflegedokumentation, Abrechnung, Medizinprodukteverwaltung, Fortbildungsnachweise, Hygieneregeln und das Ganze unter akutem Personalmangel. Wenn hier keine klaren Strukturen greifen, breitet sich das Chaos aus: Überstunden, Frust im Team, vergessene Dokumentation, Regressforderungen oder sogar Heimaufsichtsprobleme sind die Folge.
In der Krise geht es nicht darum, mehr zu leisten, sondern besser. Und das gelingt nur mit Struktur.
2. Bestandsaufnahme: Wo es in der Pflege oft klemmt
Typische Schwachstellen in Pflegeeinrichtungen mit strukturellen Problemen:
- Unklare Zuständigkeiten: Wer ist wirklich für Pflegequalität, Hygiene oder Kommunikation mit Angehörigen zuständig?
- Dienstplan-Chaos: Personal wird überplant oder unterplant (eher selten), mit hohen Krankenständen als Folge.
- Abrechnungslücken: Leistungen werden erbracht, aber nicht dokumentiert oder falsch abgerechnet.
- Informationsverlust: Schichtübergaben sind lückenhaft, Dokumentation nicht aktuell oder gar handschriftlich.
- Fehlende Führungsebene: Pflegedienstleitungen sind überlastet oder fehlen ganz, Entscheidungen versanden.
Bevor neue Strukturen eingeführt werden, muss dieser Ist-Zustand ehrlich analysiert werden. Wie sieht es bei Ihnen dazu aus?
3. Struktur schaffen aber wie? Der 5-Stufen-Fahrplan für Pflegeeinrichtungen
1. Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten neu ordnen
Gerade in Krisenzeiten müssen alle wissen: Wer macht was und mit welchem Entscheidungsspielraum? Pflegeleitung, Qualitätsbeauftragte, Verwaltung, Hauswirtschaft, Betreuungskräfte, jede Rolle braucht ein klares Profil. Das entlastet Führungskräfte und gibt Sicherheit im Team.
2. Prozesse vereinfachen und digitalisieren
Dokumentationspflichten lassen sich nicht abschaffen aber sie lassen sich vereinfachen. Elektronische Pflegedokumentation, strukturierte Übergaben mit Checklisten, digitale Dienstplanung: Standardisierung spart Zeit und reduziert Fehler. Wer jeden Handgriff dokumentieren muss, darf wenigstens durch eine durchdachte Struktur entlastet werden.
3. Finanz- und Leistungsreporting etablieren
Wissen Sie, wie viele Pflegeleistungen im letzten Monat nicht abgerechnet wurden? Oder wie hoch der aktuelle Krankenstand ist? Oder welche Mahnungen gerade bei der Einrichtung eingehen? Wer keine Transparenz über seine Zahlen hat, kann nicht gegensteuern. Ein einfaches monatliches Reporting über Liquidität, Belegung, Personalausfall und Pflegegrade ist überlebenswichtig.
4. Kommunikationsstruktur definieren
In vielen Pflegeeinrichtungen findet Kommunikation „zwischen Tür und Angel“ statt. Das ist riskant. In der Sanierung brauchen Sie regelmäßige, kurze und strukturierte Formate: z. B. ein tägliches Pflege-Team-Update (10 Minuten), ein wöchentliches Leitungsteam-Meeting und einen festen Turnus für Feedbackgespräche mit Mitarbeitenden.
5. Interne Abläufe mit dem Team entwickeln, nicht gegen sie
Struktur funktioniert nicht, wenn sie nur „von oben“ kommt. Pflegekräfte müssen in die Neustrukturierung eingebunden werden. Nur wenn die Kolleg*innen mitreden können, entsteht Akzeptanz. Und oft haben sie die besten Ideen für pragmatische Lösungen im Alltag.
4. Struktur ist auch Schutz für Patienten, Mitarbeitende und Träger
In der Pflegebranche geht es nicht nur um betriebswirtschaftliche Kennzahlen. Es geht um Menschen. Um Schutzbefohlene. Um pflegebedürftige Personen, die auf Zuverlässigkeit angewiesen sind. Strukturen sind hier nicht bloß ein Ordnungsprinzip, sie sind ein Sicherheitsnetz.
- Für Pflegebedürftige: Verlässliche Strukturen sorgen für gleichbleibende Qualität.
- Für Mitarbeitende: Klare Abläufe reduzieren Stress, beugen Burnout vor und erhöhen die Arbeitszufriedenheit.
- Für Träger: Struktur ermöglicht Überblick und Steuerung – beides ist in der Sanierung unverzichtbar.
5. Praxisbeispiel: Wie eine Einrichtung mit 80 Plätzen die Wende schaffte
Ein gemeinnütziger Träger stand mit seiner stationären Pflegeeinrichtung kurz vor dem Aus: Zwei Drittel der PDL-Stelle waren vakant, die Abrechnungen hingen drei Monate hinterher, der Krankenstand lag bei 28 %.
In nur zwölf Wochen wurden zentrale Maßnahmen umgesetzt:
- Externe Sanierungsbegleitung koordinierte das Projekt.
- Eine Interim-PDL wurde eingesetzt, um Führungslücken zu schließen.
- Alle Prozesse, von der Übergabe bis zur Medikamentendokumentation – wurden verschlankt.
- Ein elektronisches Dokumentationssystem wurde erweitert eingeführt. Stichwort: Tourenplanung digital.
- Wöchentliche Lagebesprechungen mit festen Kennzahlen (Belegung, Kranktage, Rückstände) etabliert.
Nach sechs Monaten war die Einrichtung wieder voll belegt, der Krankenstand halbiert und der wirtschaftliche Kurs stabilisiert.
6. Fazit: Struktur rettet Leben und Unternehmen
Eine Pflegeeinrichtung aus der Insolvenz zu führen, ist nicht nur ein Sprint. Aber ohne Struktur gibt es nicht einmal eine Richtung. Wer bereit ist, Arbeitsabläufe neu zu denken, Zuständigkeiten klar zu definieren und Transparenz zu schaffen, hat bereits die Hälfte des Weges geschafft.
Struktur bedeutet nicht, alles zu reglementieren, sondern das Chaos zu bändigen. Und gerade in der Pflege ist das mehr als betriebswirtschaftliche Notwendigkeit: Es ist ein Akt der Verantwortung gegenüber allen Beteiligten.
Vorschau auf Teil 8: „Vertrauen, die Basis eines jeden Erfolges!“
