Steuerung und Controlling
Die Pflegebranche steht unter enormem Druck. Der demografische Wandel sorgt für eine stetig wachsende Nachfrage, doch gleichzeitig kämpfen viele Pflegeeinrichtungen ums wirtschaftliche Überleben.
Es stellt sich die Frage: Warum wohl?
Steigende Kosten, Mitarbeitermangel, komplexe gesetzliche Anforderungen und starre Vergütungssysteme führen dazu, dass selbst etablierte Pflegeheime und ambulante Dienste in finanzielle Schieflage geraten.
Doch die gute Nachricht ist: Mit konsequenter Steuerung und professionellem Controlling lassen sich selbst angeschlagene Unternehmen aus der Insolvenzfalle holen – oder idealerweise ganz davon fernhalten.
Symptome einer drohenden Insolvenz in der Pflege
Viele Pflegeunternehmen merken erst zu spät, dass sie auf eine finanzielle Krise zusteuern. Die ersten Warnsignale sind oft subtil: verspätete Gehaltszahlungen, zurückgehende Liquiditätsreserven, stockende Investitionen oder eine erhöhte Fluktuation im Personalbereich. Hinzu kommt, dass viele Leitungsteams zwar in der Pflege exzellent ausgebildet sind, jedoch im kaufmännischen Bereich Defizite aufweisen. Genau hier setzen Steuerung und Controlling an.
Controlling als Frühwarnsystem
Controlling ist mehr als nur Zahlenanalyse, es ist das betriebswirtschaftliche Navigationssystem eines Unternehmens. In der Pflegebranche bedeutet das, Transparenz über Einnahmen, Ausgaben, Auslastungen, Personalquoten und Pflegegrade zu schaffen. Ein gutes Controlling-System zeigt nicht nur, wo ein Problem liegt, sondern auch warum.
Beispiel: Eine stationäre Einrichtung hat eine Belegung von 90 %. Das klingt gut, ist es aber keineswegs! Wenn die Pflegegrade überdurchschnittlich niedrig sind und die Auslastung auf ca. 97,5% kalkuliert ist, fehlen entscheidende Erträge.
Oder: Ein ambulanter Dienst wächst stark, aber die Personalkosten explodieren, weil keine klare Tourenplanung und keine Produktivitätskennzahlen existieren.
Mit einem aktiven Controlling lassen sich solche Entwicklungen frühzeitig erkennen und gegensteuern, bevor die Insolvenz droht.
Die wichtigsten Stellschrauben für Pflegebetriebe
1. Liquidität sichern
Liquidität ist das Blut jedes Unternehmens. Pflegeeinrichtungen müssen tagesgenau wissen, wie viel Geld ihnen zur Verfügung steht und wie sich künftige Einnahmen und Ausgaben entwickeln. Dazu gehört:
- Ein professionelles Liquiditätsmanagement mit rollierender Wochenvorschau.
- Frühzeitige Kommunikation mit Kostenträgern wie zum Beispiel Krankenkassen, Sozialhilfeträger und Pflegekassen bei Abrechnungsproblemen.
- Konsequentes Forderungsmanagement, offene Rechnungen dürfen nicht „liegenbleiben“.
- Nutzung von Factoring-Services zur Überbrückung von Zahlungsflüssen.
2. Kostenstruktur analysieren und optimieren
Die größte Kostenposition in Pflegebetrieben ist das Personal und das zu Recht. Doch ineffiziente Dienstpläne, hohe Leiharbeitsquoten oder Überstundenberge können ein Unternehmen wirtschaftlich ruinieren. Ein gutes Controlling deckt diese Schwachstellen auf und ermöglicht gezielte Maßnahmen:
- Einführung eines Dienstplancontrollings mit Produktivitätskennzahlen (Pflegezeit pro Minute, Tourenleistung etc.).
- Kritische Überprüfung externer Dienstleister auf Wirtschaftlichkeit.
- Konsequente Digitalisierung interner Prozesse zur Reduzierung administrativer Kosten und zur Effizienzsteigerung.
3. Erlöse steigern – aber richtig
Ein häufiger Fehler: In der Krise wird versucht, schnell neue Patienten oder Bewohner aufzunehmen – ohne auf die Rentabilität zu achten. Doch jeder Platz muss betriebswirtschaftlich sinnvoll belegt sein. Das bedeutet:
- Fokus auf die richtigen Pflegegrade und den Mix (ohne die Qualität zu gefährden).
- Optimierung der Pflege- und Betreuungsdokumentation zur maximalen Leistungsabrechnung.
- Nutzung aller Fördermittel und Zuschläge (z. B. Ausbildungsumlage, Investitionskostenförderung etc.).
- Nutzung von KI-basierter Touren- und Dienstplanung.
4. Transparente Unternehmenssteuerung
Viele Pflegebetriebe haben zwar Zahlen, aber keine Steuerungsinformationen. Hier hilft ein Steuerungscockpit, das alle relevanten Kennzahlen monatlich oder wöchentlich visualisiert:
- Auslastung
- Personalkostenquote
- Pflegegradstruktur
- Liquiditätsentwicklung
- Sachkostenentwicklung
- Fluktuation und Krankheitsquote
So erkennen Führungskräfte auf einen Blick, wo Handlungsbedarf besteht – und können Maßnahmen frühzeitig einleiten.
5. Change Management und Mitarbeiterbindung
Wirtschaftliche Schieflagen sind oft auch eine Folge von kulturellen Problemen. Wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, dass ihr Arbeitgeber „den Überblick verloren hat“, sinkt die Motivation. Wer wirtschaftlich saniert, muss auch kommunikativ und kulturell führen:
- Klare Kommunikation über Veränderungen und Ziele.
- Beteiligung der Teams an Optimierungsprozessen.
- Investition in Mitarbeiterbindung und -entwicklung.
- Nur wer versteht kann nachvollziehen und mitziehen!
Der Weg zurück: Vom Sanierungsplan zur nachhaltigen Steuerung
Wenn ein Pflegeunternehmen bereits in der Insolvenz oder kurz davor steht, hilft ein strukturierter Sanierungsplan. Dieser muss betriebswirtschaftlich fundiert sein und enthält u. a.:
- Eine detaillierte Ist-Analyse (Kennzahlen, Verträge, Personal, Prozesse).
- Eine realistische Finanzplanung (inkl. Liquiditätsplan, Investitionsbedarf).
- Sofortmaßnahmen zur Stabilisierung (z. B. Zahlungsvereinbarungen, Kostenstopps).
- Ein mittelfristiges Steuerungskonzept mit monatlichem Controlling.
Ein solcher Plan ist nicht nur für die interne Führung wichtig – auch Banken, Gläubiger und Investoren erwarten belastbare Zahlen und Strategien.
Fazit: Pflege braucht kaufmännische Exzellenz
Pflege ist ein Beruf mit Herz – aber auch ein Business mit Verantwortung. Wer Pflegeunternehmen erfolgreich führen will, muss sich nicht nur auf Pflegequalität, sondern auch auf wirtschaftliche Steuerung konzentrieren. Mit einem professionellen Controlling, transparenter Steuerung und einer guten Portion Veränderungsbereitschaft lassen sich selbst krisenhafte Situationen meistern und in langfristige Stabilität und Wachstum überführen.
Der Schlüssel liegt in der Kombination aus Menschlichkeit und Management, kurz Leadershipmanagement. Wer diese Balance meistert, hat die besten Chancen, sein Pflegeunternehmen sicher durch alle Herausforderungen zu navigieren.
