Liquidität sichern: Wie man mit kluger Planung Engpässe vermeidet
Willkommen zurück zur vielleicht praxisnächsten Rettungsserie der Sozialwirtschaft! Nachdem wir im letzten Teil über Verhandlungskunst und smarte Kostensenkung gesprochen haben, kommt heute ein echtes Herzstück jeder Rettungsaktion: Liquiditätssicherung.
Oder einfacher gesagt: Wie stellen wir sicher, dass am Ende des Monats noch genug Geld auf dem Konto ist, um alle Rechnungen zu bezahlen, ohne graue Haare zu bekommen?
Grundsatz: Kenne jeden Euro mit Vor- und Zunamen!
Klingt trocken? Wird’s aber nicht. Denn Liquidität ist wie die Luft zum Atmen für jede Einrichtung. Ohne sie erstickt selbst das engagierteste Sozialunternehmen, schneller, als man „Fördermittelzusage“ sagen kann.
1. Liquidität: Das unterschätzte Überlebenselixier
Viele Führungskräfte in der Sozialwirtschaft haben zwar ein Gefühl für ihre Finanzen aber keine echte Kontrolle. Budgetplanungen? Ja, irgendwo gibt’s da eine Excel. Liquiditätsplanung? „Da schauen wir mal nächste Woche drauf…“
Das Problem: Insolvenz droht nicht wegen fehlender Gewinne, sondern wegen fehlender Zahlungsmittel. Es reicht, wenn ein paar große Zahlungen gleichzeitig anstehen, eine Rechnung verspätet kommt und das Jugendamt sich mit der Überweisung Zeit lässt, schon brennt der Baum.
Also: Zeit, das Thema aktiv in die Hand zu nehmen.
2. Die Liquiditätsplanung, kein Hexenwerk, sondern Pflichtprogramm
Eine solide Liquiditätsplanung muss kein dreistufiges Controlling-Monster sein. Es reicht oft schon ein einfaches Tool mit ein bisschen Disziplin:
- Einnahmen vs. Ausgaben – auf Wochenbasis! Monatsübersichten sind zu grob. Wer wirklich planen will, braucht den wöchentlichen Blick.
- Alle bekannten Zahlungstermine eintragen: Mieten, Gehälter, Sozialversicherungen, Leasingraten, Fördermittel, Zuschüsse, Rückzahlungen.
- Puffer einkalkulieren: Unerwartete Ausgaben kommen IMMER. Also lieber mit einem Sicherheitspolster arbeiten.
- Worst-Case-Szenario durchspielen: Was, wenn eine große Förderung zwei Monate später kommt? Wie lange kann ich dann durchhalten?
Und wichtig: Das Ganze ist kein einmaliges Projekt, sondern ein lebendes System. Also bitte regelmäßig aktualisieren, am besten wöchentlich.
3. Liquidität aktiv steuern – so geht’s in der Praxis
Jetzt wird’s konkret. Mit diesen Hebeln steuert ihr eure Liquidität, bevor das Konto tiefrote Zahlen zeigt:
a) Forderungsmanagement: Mahnen mit System, nicht mit schlechtem Gewissen
Ja, in der Sozialwirtschaft ist das Thema „offene Forderungen“ oft sensibel, aber es bringt nichts, auf fünfstelligen Außenständen zu sitzen, nur weil man niemanden nerven will. Also:
- Klare Zahlungsziele.
- Freundliche, aber konsequente Mahnroutinen.
- Gespräche mit säumigen Zahlern, lieber früh als spät.
b) Zahlungsziele selbst nutzen
Auf der anderen Seite: Warum Rechnungen am ersten Tag zahlen, wenn 30 Tage Zahlungsziel vereinbart sind? Die Liquidität freut sich über jeden Puffer.
c) Engpässe früh erkennen und nicht schweigen!
Ein Engpass droht? Dann ist JETZT der Moment zu handeln, nicht erst, wenn das Konto gesperrt ist.
- Gespräche mit Banken, Fördergebern oder Gesellschaftern.
- Zwischenfinanzierung prüfen.
- Zahlungsaufschübe verhandeln.
In der Regel gibt es Verständnis, wenn man früh kommuniziert aber wer zu spät kommt, zahlt drauf.
d) Einnahmen beschleunigen
Klingt banal, bringt aber oft viel:
- Frühzeitige Abrechnung von Leistungen.
- Fördermittel nicht auf den letzten Drücker beantragen.
- Skonto nutzen, wo möglich und ggf. Anreize bieten.
e) Rücklagen clever nutzen
Viele Träger haben irgendwo „tote Rücklagen“ geparkt, aus Vorsicht. Manchmal lohnt es sich, temporär auf diese Reserven zuzugreifen, statt einen Dispo zu ruinösen Zinsen in Anspruch zu nehmen.
4. Liquidität ist Chefsache – aber nicht nur!
Ein häufiges Problem: Die Liquidität ist „irgendwo bei der Buchhaltung“, und dort wird fleißig gebucht, aber nicht gesteuert. Dabei braucht es einen klaren Verantwortlichen, oft die Geschäftsführung selbst, der den Überblick hat und regelmäßig entscheidet.
ABER: Auch die Teams sollten eingebunden werden. Wer weiß besser, wann welche Gelder eingehen oder wo Einsparpotenziale schlummern? Die Mischung aus Führung und operativer Nähe ist der Schlüssel.
5. Tools, die wirklich helfen
Wer jetzt denkt: „Klingt gut, aber wie soll ich das mit Excel allein schaffen?“, hier ein paar Tools & Tipps, die in der Praxis funktionieren:
- Excel mit Wochenplaner & Ampelsystem (grün = passt, gelb = eng, rot = kritisch)
- Online-Liquiditätsplaner wie LiquiditätsCockpit, Collmex oder LucaNet
- Cloudlösungen mit Echtzeit-Zugriff fürs Team (z. B. für Verbände oder überregional tätige Träger)
- Frühwarnsysteme via Online-Banking mit automatischen Alerts
Nicht die Technik rettet euch, sondern der Wille, sie konsequent zu nutzen.
Fazit: Wer heute seine Liquidität plant, rettet morgen die Einrichtung
Liquidität ist kein notwendiges Übel, sie ist die Grundlage, auf der alles andere überhaupt erst funktioniert. Und ja, sie lässt sich steuern, mit Disziplin, Übersicht und einem Plan. Besonders in der Sozialwirtschaft, wo die Zahlungsflüsse oft unregelmäßig sind und Budgets knapp kalkuliert werden, ist das ein echter Überlebensfaktor.
Also: Macht Liquidität zur Priorität. Nicht nur, um Insolvenzen zu vermeiden, sondern um eure eigentliche Arbeit sicher und nachhaltig tun zu können.
Ausblick auf Teil 5:
Im nächsten Teil werfen wir einen Blick auf das Thema „Motivierte Mitarbeitende in Krisenzeiten: So hält man das Team zusammen, wenn’s eng wird.“
Denn klar ist: Ohne die Menschen hinter der Mission nützt auch der beste Rettungsplan wenig.
